O painel de controle do avião sinaliza velocidade, altura e demais informações sensíveis à tomada de decisão no rumo da aeronave para o piloto e copiloto. Voar sem essas informações se torna uma tarefa quase impossível a esse profissionais.
E no nosso dia a dia, quais métricas ajudam você saber se a sua equipe está num ritmo ideal?
Premissas
Algumas premissas básicas para criar seu cockpit de métricas ágeis de fluxo:
Que pergunta você quer responder ao analisar a métrica? Tenha clareza do objetivo que se quer medindo algo, principalmente a conexão com o valor de negócio.
Considere medir pacotes de valor que a sua equipe entrega, não somente tarefas. As tarefas podem mascarar a quantidade de dias que uma entrega de impacto chega no cliente final.
Tendências são melhores que dados individuais: analisar isoladamente um dado pode trazer uma visão imediatista e errônea, prefira tendências em amostras de dados.
Menos é mais: meça poucas mas valiosas métricas. Ter um dashboard com inúmeras métricas, ficará difícil e custoso de coletar e analisar.
Métricas não devem ser metas: métricas são observações do sistema de trabalho. E quando se tornam metas geram mudanças comportamentais dos envolvidos que podem ser nocivos à colaboração e à própria validade da métrica.
"Quando uma medida torna-se uma meta (ou alvo), ela deixa de ser uma boa medida." Lei de Goodhart
Compartilho o cockpit que utilizo com frequência na análise de equipes de software e sustentação que são as métricas utilizadas no método Kanban.
São elas:
Tempo de ciclo
Vazão
Trabalho em progresso
1. Cycle time: tempo de ciclo
O tempo de ciclo ou cycle time representa a quantidade de dias que uma demanda levou para ser finalizada desde o momento que iniciou em algum ponto do seu fluxo.
Fórmula cycle time: (Data fim - Data início) + 1 Adicionamos 1 dia na fórmula pois, na prática, o primeiro dia que você inicia já conta como tempo trabalhado no ciclo :)
Observação: sim, considere finais de semana se fizer sentido ao seu negócio e cliente. Se você entrega software, por exemplo, é interessante que o seu cliente receba uma nova funcionalidade na sexta-feira, ao invés de segunda-feira. Concorda?
Lead time
Se você considerar o tempo entre a data que a demanda é comprometida (ponto de comprometimento) até ser concluída você analisará o Lead time de todo o sistema de trabalho. O lead time é muito importante para entender o seu tempo de resposta a um problema ou oportunidade enquanto empresa e equipe.
Para analisar o cycle time, anote o tempo de ciclo de cada demanda (pode ser numa planilha simples por um período) e depois plote num gráfico de dispersão por data de entrega da demanda. O gráfico abaixo mostra os dados de 4 meses de entregas de uma equipe de software.
O eixo y representa a quantidade de dias que a demanda levou para ser entregue, enquanto o eixo x representa a data em que a demanda foi finalizada. Cada ponto no gráfico representa uma ou mais demandas entregues numa determinada data.
É importante analisar as linhas de percentil que agrupam os dados.
Percentil é uma medida estatística que analisa uma amostra e separa em 100 partes facilitando a análise dos dados a cada porcentagem.
Perguntas para você e sua equipe fazer ao gráfico:
Qual tempo de ciclo é mais frequente nesse período?
85% das entregas (conforme percentil 85%) são concluídas em até 7 dias: podemos dizer que nosso tempo de ciclo é de até 7 dias com 85% de confiança.
Caso você precise dar um prazo para uma demanda que iniciará agora no seu fluxo, você pode se basear nessa informação para afirmar que tem grande chance de entregar em até 7 dias. Esse dado é confiável pois está representando o comportamento padrão do sistema de trabalho.
Você também pode analisar esse dado numa amostra mais recente, de 1 a 2 meses de dados.
Qual padrão percebo nele? Existe uma tendência?
Analisando a distribuição, podemos identificar que no último mês houveram 2 casos de outliers, ou seja, números muito fora do padrão da amostra, nesse caso acima de 14 dias. E a distribuição dos valores não está tão dispersa quanto antes.
Caso hajam outliers, procure entender o que ocorreu nesses casos. Se voltássemos no tempo, o que nós, enquanto equipe, faríamos diferente nesta demanda?
Por vezes esses casos podem sinalizar alguns possíveis cenários, dentre os mais comuns: houve uma dependência externa, falta de clareza do resultado da demanda ou item mais complexo do que se imaginava.
2. Vazão: Throughput
Vazão ou throughput é a quantidade de trabalho entregue num determinado período. Ela é importante para verificar o ritmo de entrega da sua equipe e identificar se há uma estabilização neste volume.
No gráfico abaixo mostra a quantidade de itens de evolução agrupados por semana. E a linha verde indica a média móvel considerando as 8 semanas anteriores.
Perguntas para você e sua equipe fazer ao gráfico:
Como está a variação dos valores? E a tendência?
A variação pode indicar alguns sinais na equipe: os blocos de trabalho variando muito de tamanho? Estamos bloqueados com frequência? Em alguma semana focamos mais no planejamento ou discovery?
A tendência nos ajuda entender se estamos estabilizando a capacidade de vazão, o que ajuda diretamente a ter confiança e previsibilidade no fluxo.
Claro que é ótimo ver essa taxa crescendo, mas é necessário estar atento se o ritmo está sustentável para que seja preservada a qualidade dos itens entregues e também a condição mental da equipe. Por isso é importante buscar o crescimento aliado à estabilização para tomar melhores decisões de planos e evoluções.
Como está o balanceamento dos itens entregues?
É interessante acompanhar o % de entrega por tipo de demanda ou por alguma característica em comum. Por exemplo, uma equipe de sustentação de software que tem alto volume de demandas de operação frente a demandas de evolução poderá se beneficiar dessa análise percentual. De toda a nossa vazão, estamos OK com o volume e energia dedicados aos itens de operação e de evolução? O que pode ser diferente?
3 - Trabalho em progresso: WIP
Também chamado de WIP, work in progress, o trabalho em progresso é todo item que foi iniciado pela sua equipe e teve algum esforço envolvido nele. Essa é uma das métricas mais importantes para melhorar a eficiência de fluxo da sua equipe.
"Ter muito trabalho parcialmente concluído é um desperdício e caro e, crucialmente, prolonga os prazos, impedindo que a organização responda a seus clientes e altere as circunstâncias e oportunidades." Essential Kanban Condensed
Somos bons em iniciar várias frentes, mas temos dificuldades em finalizá-las. E é essa tendência multi-tasking que dificulta a gestão do fluxo pois há perdas na troca de contextos frequentes, dificuldade de focar na prioridade e na gestão das filas internas do fluxo.
Para o método Kanban, otimizar a quantidade de itens em paralelo é essencial para ter bons resultados na redução de lead time, na melhora de qualidade e aumentar taxa de vazão. E por isso limitar e acompanhar esse valor é de extrema importância.
Para verificar essa métrica há 3 formas:
1 . A mais simples é olhar o seu quadro visual do fluxo e contar quantas cartas iniciaram e ainda não finalizaram.
2. Utilizando alguma ferramenta de apoio, analisar a idade dos itens. O quão antigo estão em cada etapa?
3. Verificar o gráfico Cumulative Flow Diagram
Este gráfico mostra uma foto da quantidade de itens em cada etapa do seu fluxo num determinado dia acumulando os valores de itens entregues. Aqui a análise fica interessante pois é possível analisar o comportamento do sistema em períodos anteriores.
Inicialmente, analisa-se onde formam-se as "barrigas" no fluxo, ou seja, as filas de espera. Isso pode indicar onde está o seu gargalo de fluxo. É interessante entender o que houve nessa parte do fluxo e como as filas estão impactando as demais fases.
O CFD merece um post à parte pois é uma excelente análise gráfica que traz outros insights. :)
Perguntas para você e sua equipe fazer ao WIP:
O que o fluxo nos diz?
Criar o hábito de analisar a quantidade de itens em progresso em cada etapa do fluxo ajuda a criar a consciência do todo. Perceba se alguém está sobrecarregado e se há a possibilidade de colaboração para reduzir os itens em paralelo.
O que realmente está em andamento?
Muitas vezes tem itens que foram iniciados mas estão pausados (ninguém está atuando). É interessante identificar de alguma forma essa pausa e acompanhar quando será possível retomar.
Quais itens são os mais antigos? Podemos priorizá-los?
Os itens mais antigos no fluxo são facilmente vistos nos gráficos de Aging e são importantes para gerar o debate: se os itens mais antigos ainda não foram concluídos, por quê estamos iniciando novos?
Ferramentas para coleta das métricas
As ferramentas que costumo usar para facilitar a coleta das métricas são:
ActionableAgile: coleta diretamente do Trello, Jira ou Planilhas
Corrello: coleta do Trello
E claro, a boa e velha planilha é excelente para iniciar a análise do seu time. Comece pequeno. :)
Para saber mais:
Livro recomendado sobre Métricas: Métricas Ágeis - Raphael Albino
WIP: O paradoxo da utilização de recurso: porque menos é mais
