Uma das cerimônias que os métodos ágeis sugerem para gerar alinhamento, coordenação e auto organização nas equipes é a daily meeting.
No framework Scrum chama-se daily standup pois sugere-se que seja feita em pé e em até 15 minutos. O framework sugere que nesta reunião sejam compartilhadas, de maneira sucinta, as seguintes informações por cada membro do time:
O que fiz ontem que ajudou a meta da sprint?
O que pretendo fazer hoje para ajudar a atingir a meta da sprint?
Possuo algum bloqueio ou obstáculo que impeça o alcance do objetivo?
Esta é uma reunião chave para inspeção e adaptação. (Scrum Guide - Jeff Sutherland e Ken Schwaber)
Apesar dos três tópicos sugeridos pelo Scrum ajudarem a guiar os membros, eles orientam ao individualismo pois as perguntas não estão focadas no fluxo como um todo.
Já no método Kanban, este encontro chama-se de kanban meeting e o método recomenda que o alinhamento seja feito orientado ao fluxo de valor do trabalho e não nas atividades individuais de cada membro. Ou seja, analisando a partir das fases mais próximas de entregar valor ao cliente (à direita do fluxo) até passar ao início do fluxo (esquerda do fluxo). E dessa maneira, reforça que seja feita na frente do quadro kanban.
A reunião em frente ao quadro kanban, que é um aspecto social central do método e o mecanismo de feedback mais fundamental, ou cadência. Geralmente ocorre diariamente, e seu foco é mais no fluxo do trabalho do que nas atividades dos participantes do serviço. (Essential Kanban Condensed - David J Anderson e Andy Carmichael)
Real objetivo da daily
O grande objetivo dessa cerimônia é gerar coordenação tática. Portanto é muito importante que ela seja conduzida baseada no fluxo de trabalho (por exemplo um quadro kanban com o andamento das atividades). O fluxo visível facilita a interação e discussão sobre os seguintes questionamentos:
Estamos no caminho certo em direção ao objetivo deste ciclo?
O que podemos adaptar?
Na minha experiência de condução de inúmeras equipes, o modelo de daily meeting recomendada pelo método Kanban é a que mais auxilia para alcançar a coordenação tática.
Facilitador(a) da daily
Não há uma regra explícita nos métodos ágeis sobre quem conduz a daily meeting. Como o objetivo do encontro é o fluxo de trabalho, todos que estão envolvidos nele são responsáveis por fazer uma boa daily. É muito interessante que em times auto organizados essa seja uma atribuição flexível a ser definida pela equipe. Não necessariamente essa é uma atribuição do líder da equipe (ou Scrum master). Após a equipe experimentar o formato que funcione melhor para si, recomendo que essa atribuição seja rotacionada entre todos. Pode ser rotacionada diariamente, semanalmente ou por algum outro gatilho, por exemplo: quem chegou por último na daily será o facilitador.
Armadilhas
Porém geralmente as equipes deslizam em alguns pontos, tornando a reunião menos produtiva e com objetivo confuso. Exemplos de armadilhas:
Daily status report: adoramos deixar claro como contribuímos com o trabalho e acontece com frequência dos envolvidos listarem tudo que já fizeram no intuito de “mostrar trabalho”. Isso acaba levando o encontro para uma característica de “status report” a qual não é o grande objetivo proposto. Mais do que saber o que cada indivíduo fez, é importante saber como estamos frente ao desafio do ciclo e como vamos evoluir enquanto equipe.
Daily detalhada: no ímpeto de resolver tudo num único encontro, os membros da equipe entram em muitos detalhes sobre itens específicos tirando o foco do fluxo e estendendo, muitas vezes, a duração prevista de 15 minutos de reunião. Neste caso vale sugerir um outro encontro pra entrar em profundidade na discussão.
Perguntas infalíveis
Se você está facilitando o encontro, evite compartilhar a sua análise da situação logo de início. Para que a consciência de fluxo e de coordenação seja criada entre os membros da equipe é importante que as pessoas tenham estímulos para analisar a situação. Para isso, prefira perguntas para gerar reflexão, consciência e buscar o foco.
Ao final da reunião pergunte ao time:
1 - O que o fluxo nos diz?
O fluxo é visível e ele comunica algo. Essa pergunta gera a reflexão sobre todo o fluxo de trabalho e incentiva que as pessoas analisem o todo, não apenas sua sua parte. Dela surgem análises de gargalo no fluxo, quantidade de itens em paralelo, itens antigos no fluxo e reforça a necessidade de maior colaboração a qual é uma forte aliada para ganhar velocidade nas entregas.
2 - Então, qual é a estratégia?
Pode ser a estratégia até o dia seguinte ou a estratégia para se aproximar do objetivo do ciclo.
Nos aproximamos da coordenação tática quando somos capazes de analisar o todo. A palavra estratégia resgata o sentimento de que precisamos agir pra ir ao encontro de um objetivo comum e que precisamos definir caminhos e adaptar para alcançá-lo. Essa pergunta incentiva um fechamento global da análise do andamento em que o time se encontra.
E se mesmo com essas perguntas você entender que existe espaço para melhorar ainda mais, sugiro trazer a daily meeting como tema de uma reunião de discussão de melhorias (retrospectivas) e definir em conjunto cm a equipe: O que a daily significa para nós? O que seria uma daily de sucesso em nosso contexto?
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